総務委員会
委員長:志賀 大地
委員会設置背景
青年会議所の各事業や重要事項等は全て諸会議によって決定されるため、組織の下支えとして総務委員会は諸会議の計画、準備、運営を円滑に進めていくとともに、メンバーが快適に活動できる環境を構築しなければなりません。松戸青年会議所の各委員会が作り出す運動を最大化させていくためにはメンバー一人ひとりのモチベーションを高め、例会や総会等の各事業のみならず、メンバーの親睦を深める懇親会の出席率を向上させ、高い壁へも果敢にチャレンジし続ける組織を創っていく必要があります。
委員会目的
組織の下支えとしてメンバーが青年会議所の活動に積極的かつ快適に取り組んでもらえるように事務局の整理整頓や情報共有するための環境整備と密なコミュニケーションを取れる場の提供を通して、すべてのメンバーの前向きな気持ちを醸成させ、松戸青年会議所の運動を最大化させることを目的とします。
活動概要
【共1】常に新しいことへの取組を意識し、個々の成長を遂げる
【共2】総会・例会・地域行事・対外事業等への積極的な参加
【共3】日本青年会議所、関東地区協議会、千葉ブロック協議会が主催する事業への積極的な参加
【共4】新年祝賀会の開催
【共5】他委員会との連携と協力
【共6】会員拡大
【共7】例会や懇親会等でのオブザーバー対応
【共8】新入会員入会後の歓迎ムードの醸成及び積極的なコミュニケーション
1.総会・理事会等の諸会議の設営
2.監事監査、中間・年間監査の設営並びに運営
3.アジェンダシステムの作成・管理
4.年間事業フレームに沿った上程スケジュールの徹底
5.松戸青年会議所活動スケジュールアプリの管理・運営
6.事務局の整理整頓並びに備品管理・補充
7.例会、総会、各事業等に対する出席率の情報周知
8.LOM内の情報共有並びにその他の委員会に属さない業務
9.会員同士の親睦を深める企画の実施
運動計画 (KPI)
1.総会・理事会等の諸会議の設営
KPI:総会は本番同等のリハーサルと設営を行い、理事会議等の諸会議は100%時間通りに開始出来るように設営します。
2.監事監査、中間・年間監査の設営並びに運営
KPI:各監査における提出書類の不備を0にします。
3.アジェンダシステムの作成・管理
KPI:配信遅延を0にします。
4.年間事業フレームに沿った上程スケジュールの徹底
KPI:上程遅延者を0にします。
5.松戸青年会議所活動スケジュールアプリの管理・運営
KPI:スケジュールアプリを導入し週に1回以上の更新と管理をします。
6.事務局の整理整頓並びに備品管理・補充
KPI:事務局の5Sを総務委員会が率先して月に1回、備品状況の把握と整理整頓を行います。
7.例会、総会、各事業等に対する出席率の情報周知
KPI:出席状況の情報共有遅延を0にします。
8.LOM内の情報共有並びにその他の委員会に属さない業務
KPI:情報共有用のLINEグループの作成し適時連携をします。
9.会員同士の親睦を深める企画の実施
KPI:年に4回以上の交流会を開催します。
運動手法
1.2.諸会議を円滑に進行するために、総会や理事会議等の諸会議並びに各監査の設営や運営を滞りなくできるよう各メンバーへ事前に情報を共有し、時間管理を徹底することで、委員会の結束力を高めます。
3.4.松戸青年会議所の活動を円滑に遂行していくために、開催案内メール2日以内に各委員長と素早く連携を図り、上程期限を徹底させることで、書類不足や不備を防止します。
5.全メンバーが青年会議所の活動を把握しやすくするために、LINEスケジュールを活用し、例会日等の日程を意識しやすくすることで、参加率の向上を図ります。
6.委員会活動や各事業を効率的に行うために、事務局の整理整頓や清掃を徹底し、クリーンな状況を維持するとともに各備品の場所を把握させることで、作業効率の低下を防ぎます。
7.例会や総会等への参加しやすくするため、各事業後に各委員会へ参加状況を周知し、メンバーが当事者意識を持って互いの出席状況を把握することで、メンバーの参画意識を向上させます。
8.メンバーが自分の役割を理解できるようにするために、各会議での決定事項や共有事項は迅速にまとめることを徹底し、LINEグループで適時連携を行うことで、メンバーの積極的な活動を促進させます。
9.メンバーのモチベーションや参加意欲を向上させるために、交流会の場を定期的に開催し、良好な関係を築くことで、組織の活性化の一助とします。
SDGs
【4.8.11.17】
パートナー
公益社団法人日本青年会議所(事業等における実施支援)
公益社団法人日本青年会議所関東地区協議会(事業等における実施支援)
公益社団法人日本青年会議所関東地区千葉ブロック協議会(事業等における実施支援)
松戸青年会議所OB会(事業等における実施支援)
松戸商工会議所(事業等における実施支援)
勤労会館(事業等における実施支援)
LINE株式会社(LINEによる実施支援)
Meta Platforms, Inc.(SNSでの事業広報活動による実施支援及び成果発信)
対外事業
1.サマーコンファレンス
2.全国大会・福岡大会
地域行事
1.松戸市七草マラソン大会
2.江戸川フラワーライン
※事業概要の【共】はJCI松戸全メンバー共通の年間事業方針を記載